Creatief aanmanen en andere creatieve communicatie

Als ondernemer besloot ik dat mijn communicatie met klanten en leveranciers niet saai zou zijn. In mijn leven kom ik al genoeg droevige en formele communicatie tegen, tijd om het verschil te maken dus!

Pretendeer jij snel, flexibel, modern, toekomstgericht te zijn? Let dan even op:

• NIET DOEN: Een factuur maken met zo’n standaard tekst: “Wij zien uw betaling graag binnen 14 dagen tegemoet op rekeningnummer XXX. Bij betaling graag betalingskenmerk XXX gebruiken.” • WEL DOEN: Een factuur maken met zo’n voorbeeld tekst: “Betalen is niet altijd leuk maar het moet toch gebeuren. Wil je deze factuur betalen op rekeningnummer XXX? We vinden je leuk als je dat doet binnen 14 dagen. Duurt het langer dan 14 dagen? Ook dan vinden we je nog leuk.” Het lijkt misschien eng om het zo te doen. Wat bereik je met die formele teksten? Niemand leest ze, laat staan dat iemand ernaar handelt. In het wel-doen voorbeeld wil ik je vragen: wie voelt zich schuldig als z’n betaling achterblijft? Wedden dat het je debiteur is? Niemand vindt zich schuldig voelen fijn: met die emotie speel je dus. Grote kans dat je een glimlach tovert op het gezicht van de boekhouder die de hele dag stempels zet op te betalen facturen. Wie betaalt hij eerder? Jou of een ander?

• NIET DOEN: Bij een betalingsherinnering deze tekst gebruiken: “Uit onze administratie is gebleken dat factuurnummer XXX nog niet voldaan is. Wij verzoeken u de factuur alsnog binnen 5 werkdagen te voldoen. Wanneer uw betaling deze mail heeft gekruist, kunt u deze als niet verzonden beschouwen.” • WEL DOEN: Iets schrijven in de trant van: “Ik ben maar een automatisch gegenereerd mailtje om je te helpen herinneren aan factuur XXX. Deze factuur had al op XXX betaald moeten zijn, maar je bent het vast vergeten. Omdat ik maar een mailtje ben zal ik niks verder vertellen. Maak je het alsnog even over? Doe het maar meteen: ik wacht wel even…. Dankjewel!” 9 van de 10 betalingen die te laat betaald worden, komen door foutieve administratie, niet vanuit moedwilligheid. Behandel ze dan ook als dusdanig. Het is niks spannends. Of wil je soms beweren dat jij nooit een betaling vergeten bent? Ook hier geldt: met een glimlach bereik je meer en kom je “on top of mind”. Wedden dat ze jou eerder betalen dan die crediteur met saaie, formele teksten?

• NIET DOEN: Bij een tweede herinnering schrijven: “Uit onze administratie is gebleken dat factuur XXX nog niet voldaan is, ondanks eerdere herinneringen. We verzoeken u de betaling alsnog te doen binnen 2 dagen. Zoniet, dan zijn wij genoodzaakt de incasso uit handen te geven aan een incassoburo. De bijkomende kosten komen dan voor uw rekening.” • WEL DOEN: Neem deze tekst bijvoorbeeld: “Volgens mij ben je me compleet vergeten. Is de liefde bekoeld? Ik hoop het niet. Ik wil onze liefde nog een laatste kans geven. Wil je de factuur XXX alsnog naar me overmaken? Het zou toch jammer zijn als ik niet al die leuke dingen voor jou en andere klanten kan doen? Daar is ook wat geld voor nodig af en toe. Toch hou ik nog steeds van je!” Iedereen kent dat gevoel van afgewezen worden wel: dat is hoe jij je nu voelt en dat is ook wat jij gaat doen als de debiteur niet overgaat tot betaling. Overdrijf maar lekker dat je nog steeds van je slecht betalende klant houdt. In de toekomst wil je toch nog wel eens wat aan hem verkopen? Jij maakt dan wel bespreekbaar dat je de betalingsgeschiedenis niet leuk vond. Hij begrijpt je vast, zo’n huwelijk houdt vast stand. En als er geen begrip is, vraag jezelf dan af hoe afhankelijk je bent van deze klant. Niet? Gun een concurrent je klant dan.

• NIET DOEN: Betalingen als iets vanzelfsprekends zien (al is het dat wel natuurlijk maar daar win je niks mee). Zie het als een extra kans om je meerwaarde te tonen en daarbij is het ook weer een contactmoment. Niet negeren dus. Je debiteur heeft moeite gedaan om je te betalen (sterker nog: hij heeft hiervoor misschien wel een hele afdeling die hem geld kost, wil je hem daarvoor dan wel bedanken?) • WEL DOEN: Bij iedere betaling stuur je een bedankje: “Ik ben maar een stukje software dat je wil bedanken voor je betaling. Ik kreeg net door dat je factuur XXX hebt betaald. Bedankt hoor! Ga nou geen vragen aan mij stellen want ik kan niks voor je doen: ik ben slechts de bedank-machine. Heb je vragen of opmerkingen? Stel ze gewoon op emailadres XXX. Ik vind je leuk.” Grote kans dat ze je graag nog eens inhuren als leverancier. Je zet zelfs zwart-op-wit dat je je klant leuk vindt. Wie doet dat nou?