Vergaderen: laat je niet weerhouden door deuren!

‘Hoe was je meeting?’ ‘Nuttig. Goede afspraken gemaakt!’ Al te vaak slaan we elkaar met z’n allen op de schouders, omdat we ‘zo veel aan de vergadering hebben gehad’. Prima natuurlijk, maar wat me frustreert is dat dit vaak geheel bezijden de waarheid is. Een middagje met de poten op tafel heeft mij doen concluderen dat dit niet de schuld is van mensen, maar van deuren.

De sluipmoordenaar

Van deuren? Inderdaad. Ga maar na: wat gebeurt er nu echt tijdens vergaderingen? De intentie van alle mooie afspraken die worden gemaakt in een meeting is oprecht, daaraan twijfel ik geen moment. Er worden veel zinnige dingen tegen elkaar gezegd, iedereen weet dat de afspraken oké zijn. Niet iedereen is het eens met elkaar, maar na wat discussie hebben we ‘consensus’ bereikt (hoewel ik niet weet waarom dat nu precies nodig is – maar daarover een andere keer meer).

Veel van die consensusafspraken gaan over veranderen. We gaan dat-en-dat aanpakken en de zaken zus-en-zo veranderen. Tijdens de rondvraag (die 80 procent van alle vergaderingen overigens niet kent) worden de Smartphones al snel even gecheckt op nieuwe e-mail en gemiste oproepen. En daar begint het probleem: de waan van alledag is alweer ingetreden. Een sluipmoordenaar. En als we de deur door zijn van de vergaderruimte, zijn we het besprokene alweer helemaal vergeten. Er lopen immers ook collega’s door de gang die wat van je willen. Afleiding alom dus! En uitstel.

We verzinnen wel een mooi verhaal

De sluipmoordenaar heeft alle goede intenties in de kiem gesmoord. Sterker, niemand die naderhand nog de gemaakte notulen doorleest. Actiepunten? Daar kijken we een dag voor de volgende meeting wel even naar. Als we een actiepunt niet hebben kunnen afvinken, zuigen we een mooi verhaal uit de duim en iedereen zal het met ons eens zijn. Dat doen we trouwens ook als we een actiepunt wél hebben kunnen afvinken. Ook dan volgt een mooi verhaal – hoewel we stiekem best weten dat het een toevalstreffer was.

DELETE

De vraag is: wat doen we hieraan? Simpel. Accepteer met elkaar de deur niet meer als delete-knop. Maak afspraken, plak een sticker op de deur met een afbeelding van een delete-knop met daaroverheen een groot rood kruis. Of, nog beter: gebruik een sticker met de enter-knop! De positieve variant. Een combinatie van beide kan natuurlijk ook. Maar dóé in ieder geval iets om ervoor te zorgen dat alle afspraken daadwerkelijk worden nagekomen!

Want ook dat is Het Nieuwe Managen: effectief vergaderen, creatiever zijn, jezelf in de spiegel bekijken en weten dat je er alles aan hebt gedaan om de gemaakte afspraken na te komen. Juist deze kant van Het Nieuwe Werken wordt te weinig belicht. Het gaat niet alleen om middelen, maar veel meer nog in gedrag. Daar zou ik overigens ook voor pleiten, zonder het onder het kopje Het Nieuwe Werken te scharen.